Premier salarié : chiffrer et mettre en place la mutuelle avant l'embauche

Au premier recrutement, la liste des formalités est longue et la mutuelle d'entreprise y figure en bonne place : la loi l'exige dès la première embauche, quel que soit l'effectif et sans délai d'ancienneté. Autant la préparer avant la signature du contrat de travail. Voici l'ordre des opérations, avec le budget correspondant à chaque étape.

Étape 1 : trouver votre convention collective

Tout part de là, car la convention peut relever les deux paramètres du calcul : les garanties minimales et la part patronale. Dans la coiffure, par exemple, l'avenant relevé fixe la participation de l'employeur à 59 % au moins de la cotisation de base ; dans les cabinets dentaires, à 60 %. C'est l'activité principale réelle de l'entreprise qui désigne la convention ; l'outil du code du travail numérique la retrouve à partir du SIRET. Nos pages métier indiquent celle qui s'applique en général et ce qu'elle prévoit : voyez la fiche de votre métier.

Étape 2 : fixer le niveau de garanties

Le plancher est le panier de soins légal ; au-dessus, ce que la branche impose ; au-delà encore, ce que vous décidez. Un meilleur remboursement en dentaire ou en optique est souvent apprécié d'un salarié et pèse dans l'attractivité d'une petite structure. Il faut aussi trancher la question de la famille : conjoint et enfants couverts ou non, à titre obligatoire ou facultatif. Chaque choix se lit directement dans la cotisation, donc dans votre part.

Obtenir mon devis chiffré

Étape 3 : poser le calcul, puis demander des devis

Avant même de recevoir une proposition, vous pouvez estimer l'ordre de grandeur. la DREES relève une prime moyenne de 74 € par mois et par bénéficiaire pour les contrats collectifs en 2023, parts employeur et salarié confondues. Pour un seul salarié :

• part patronale de 50 % : 37 € par mois, 444 € par an ;
• part patronale de 60 % : 44,40 € par mois, 532,80 € par an ;
• part patronale de 100 % : 74 € par mois, 888 € par an.

Demandez ensuite deux ou trois devis à garanties égales auprès d'une mutuelle, d'une institution de prévoyance ou d'un assureur, et remplacez la moyenne par le vrai chiffre dans le simulateur de coût pour l'employeur. Les critères pour départager deux devis.

Étape 4 : rédiger et remettre la décision unilatérale

L'écrit qui institue le régime précise les bénéficiaires, les garanties, l'organisme, le montant de la cotisation et sa répartition, ainsi que les cas de dispense que vous acceptez. Remettez-le au salarié en gardant une preuve : signature en main propre, document joint au bulletin de paie, courriel avec accusé de réception. Le contenu détaillé de la décision unilatérale.

Étape 5 : affilier le salarié, ou enregistrer sa dispense

Le salarié signe son bulletin d'adhésion. S'il relève d'un cas de dispense, par exemple parce qu'il est déjà couvert en tant qu'ayant droit par le contrat obligatoire de son conjoint, il vous remet une déclaration sur l'honneur avec son justificatif, à conserver. Dans ce cas, le calcul tombe à zéro pour lui, mais le régime doit exister quand même. Les cas de dispense admis.

Sur la fiche de paie, la part salariale apparaît en retenue et la part patronale en charge ; cette dernière s'ajoute au revenu imposable du salarié.